El éxito de las encuestas depende en gran medida de la recopilación de datos y por tanto, de la cantidad de respuestas recibidas. Cuando se prepara una encuesta se hace con el objetivo de obtener la máxima información posible. Sin embargo, las empresas pueden caer en el error de lanzarlas con demasiada frecuencia y eso, no solo causa malestar en los encuestados sino que además provoca el rechazo ante futuras acciones.
Aunque la frecuencia de envío de las encuestas normalmente viene marcada por la necesidad de los datos y la capacidad de la empresa para realizarlas, existen una serie de factores que afectan y pueden ser la clave en la elección de la periodicidad. En Encuesta.com te mostramos a continuación una serie de pautas que te ayudarán a elegir la frecuencia a la hora de lanzar tus encuestas.
¿Qué factores hay que tener en cuenta para elegir la frecuencia de las encuestas?
El calendario
Existen fechas especiales y momentos de gran actividad en una empresa como pueden ser los últimos meses del año, Navidad o los primeros meses del nuevo calendario. Es importante saber cuándo se producen los picos de actividad porque dependiendo del tipo de encuesta, será o no recomendable realizarlas.
Por ejemplo, si la empresa realiza regularmente encuestas de clima laboral o función de desempeño, será recomendable evitar los momentos de estrés de los trabajadores. Añadir nuevas cargas en un momento laboral complicado provocará que los trabajadores no puedan dedicar ni el tiempo ni la atención suficiente a contestar. Por tanto, la frecuencia de este tipo de encuestas debe establecerse según el calendario.
Por el contrario, si la empresa está interesada en lanzar encuestas sobre la satisfacción del cliente ante uno de sus productos, las mejores fechas serán siempre los periodos de mayor actividad y compra.
El tipo de encuesta
Existen encuestas que pueden enviarse con más frecuencia que otras. Por ejemplo, las encuestas de integración de nuevos empleados solo podrán enviarse una vez y tras el onboarding del empleado; las encuestas de salida solo tras el anuncio de abandono de la empresa del trabajador. Frente a esto, hay otro tipo de encuestas como la Evaluación 360º que deben realizarse con mayor frecuencia y pueden establecerse por ejemplo cada 6 meses.
El tipo de encuesta y la variedad de servicios o productos a evaluar son determinantes para escoger la frecuencia con la que debemos preguntar.
La actividad o inactividad
Cuando hablamos de actividad nos referimos concretamente a la experiencia de compra. Un buen momento para enviar una encuesta es después de la adquisición de un producto o servicio. En estos casos, dependiendo del producto es conveniente esperar unos días o quizá una semana antes de enviar una encuesta. Para productos tecnológicos o electrodomésticos, serán necesarias al menos dos semanas antes de que el cliente pueda tener una opinión formada.
En el caso de inactividad, también es necesario contactar con los usuarios para saber qué puede estar ocurriendo. Si un cliente ya no compra productos que adquiría habitualmente o ha dejado de hacer uso de un servicio, saber cuál es el motivo podría ayudar a la empresa a mejorar considerablemente.
La capacidad de respuesta
Cuando pensamos en la frecuencia ideal para enviar encuestas es muy importante pensar también en la capacidad de la empresa para recibir, analizar y responder a los comentarios. Con cada encuesta, la empresa recibe el feedback sobre un producto, servicio, sobre el trabajo de un empleado y otras cuestiones. Si no se dispone del tiempo, los recursos y el plan necesario para afrontar los retos que suponen las encuestas, la empresa no tendrá capacidad de respuesta.
Por este motivo, solo deben enviarse encuestas cuando la compañía tenga la seguridad necesaria para abordar cada uno de los comentarios de forma positiva, útil y constructiva.
La temática
No es lo mismo enviar encuestas sobre productos cosméticos que sobre la cartelera de un cine. En el caso de los productos, la frecuencia de envío puede adaptarse al momento de compra. Para el cine, sabiendo que cada viernes suelen actualizarse con nuevos estrenos, puede establecerse un envío semanal fijo que pregunte por las películas, estrenos etc, dependiendo de las necesidades y objetivos de la empresa.
La frecuencia de envío de una encuesta debe ser elegida teniendo en cuenta estos factores y la capacidad de cada empresa a nivel tecnológico y humano. No podemos obviar que enviar encuestas con demasiada frecuencia provocará que los clientes se cansen y no quieran participar, que la empresa gaste recursos y tiempo sin rendimiento y que las encuestas acaben en la bandeja de spam. Por otro lado, enviar con poca frecuencia también tiene sus consecuencias: pérdida de contacto, productos y servicios poco conocidos o falta de estrategia.
Desde aquí te animamos a aplicar estos factores a la hora de elegir la frecuencia de envío de tus encuestas. Cada detalle cuenta para elaborar una estrategia de éxito.